Casos de estudio: Cómo subcontratar correctamente y rediseño de procesos

 CASO REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PEQUEÑAS EMPRESAS

1-    1. ¿   Cuál era el problema del sistema de cómputo existente (ALCS) y por qué la SBA decidió cambiarlo?

SBA manejaba sus solicitudes e información de financiamiento por un único sistema computarizado (ALCS). Este sistema era obsoleto, engorroso, poco confiable y no cumplía los requerimientos de seguridad de TI; no manejaba todos los detalles de un préstamo, sólo era un sistema de seguimiento que se enlazaba con el mainframe de la ODA El proceso incluía generar un archivo en papel, la SBA decidió cambiarlo porque el funcionamiento del sistema generaba perdida de archivos, solicitudes duplicadas, cálculos erróneos, lo que provocaba retrasos mayores. Se requerían 200 personas para controlar archivos y más de 3000 empleados para alimentar el papel.

Asimismo la SBA decidió cambiarlo ya que requería demasiado esfuerzo y trabajo alimentar el monstruo de papel y llevar un control adecuado de los préstamos.

2-    2. ¿ Cuál fue el propósito de reorganizar la ODA y centralizar la TI en una sola oficina, y de centralizar otras funciones como el centro de atención telefónica en una sola oficina?

El objetivo de centralizar las funciones era conformar un sólo punto de contacto y base de operaciones para el soporte de TI y permitir a la organización realizar otras tareas del SBA y además se automatiza el proceso de préstamos. Por ejemplo para que las llamadas pasen por un sólo lugar e vez de distribuirse según ubicación. El propósito fue acelerar el proceso de los prestamos, recopilación de datos y reducir errores de trabajo.

3-   3. ¿ De qué otras formas podría utilizar la agencia los sistemas de información para mejorar el proceso de solicitud, aprobación y administración de préstamos?

Podría reducir aún más los costos a través de la implementación de aplicaciones de autoservicio, se puede mejorar el proceso de recopilación de datos, reducir errores y el trabajo; también ayuda a los inspectores a realizar sus labores, debido q que se pueden conectar a la base de datos y adquirir la información desde la habitación del hotel, o la oficina. Para disminuir el uso de papel, se pueden crear formularios en Internet.

MIS EN ACCIÓN

1-    1.  No es necesaria hacerla

2-   2. En el sitio Web de SuperSolutions (http://www.supersolution.com) identifique las características del software Daylight Lending Suite de la empresa que utilizó la SBA ¿De qué manera se ilustraron esas características en el caso de SBA? ¿Qué otras características debería de considerar utilizar la SBA?

Las características del software Daylight Lending Suite son
• Se encarga de automatizar el proceso de préstamos. SBA pasó de un sistema prácticamente en papel de préstamos a uno automatizado.
• Se ejecuta utilizando una base de datos Oracle9i ya que los datos que se ingresan son procesados más fácil y rápidamente permitiéndole a los que la utilizan agilizar su trabajo.
• También permite al operario o en este caso al inspector hipotecario poder introducir la información desde cualquier sitio lo único que utiliza es una conexión de Wi-Fi y con ello se puede sincronizar los datos con la base Oracle9i

La mayoría de las características descritas anteriormente tienen relación con las utilizadas por la SBA para agilizar sus servicios. La última característica es una que SBA podría implementar en vez de utilizar un formulario de papel con el fin de eliminar la necesidad de ingresar datos desde una aplicación basada en papel. 

3-     3. En el sitio Web de SuperSolutions identifique un caso de éxito y describa cómo es que la empresa que utilizó el software Daylight Lending Suite rediseño sus procesos de negocios para beneficiarse de la nueva tecnología.

En el caso escogido, la empresa empleó el software DayLight Lending Suite para rediseñar sus procesos con el propósito de agilizar sus procesos. Esto debido a que utilizaban mucho tiempo para recopilar los datos necesarios de los clientes, razón por la cual implementaron el software y otras aplicaciones como los tablets PCs Protegé M200 de Toshiba y otras aplicaciones de Java, de esta manera, pueden recopilar más fácilmente la información bancaria y así procesar los préstamos bancarios que necesitan los clientes, sin necesidad de gastar mucho tiempo innecesario ya que es requerido para llenar papeles y resulta ser ineficiente. Con la utilización del software, se tarda menos tiempo en introducir la información y lo pueden hacer de manera inalámbrica, sin perder eficacia y la calidad del servicio.

CASO COMO SUBCONTRATAR CORRECTAMENTE:EVITE EQUIVOCARSE

1-    1. ¿En qué se fundamentan las empresas subcontratistas para afirmar que pueden ofrecer servicios de TI de manera más económica que el personal de TI de una empresa determinada?

Argumentan que pueden hacer mejor el trabajo, más rápido y de manera más económica que el personal interno, y obtener una utilidad; la otra empresa ahorra dinero, la experiencia en tecnología evita gastos de capital en infraestructura que la empresa utiliza de manera esporádica, libera de trabajo excesivo al personal interno y mantiene reducida la plantilla de personal.

2-    2.¿Por qué es difícil redactar contratos legales inflexibles que especifiquen de manera detallada las alianzas estratégicas de subcontratación?

Se pueden desarrollar alianzas estratégicas de largo plazo, ambas empresas tienen la capacidad de tomar en cuenta los intereses de la otra parte a medida que la relación evoluciona; los factores clave son flexibilidad, confianza, desempeño y auto sacrificio. No sólo se trata de dinero, sino de continuar una relación de beneficio mutuo, aun cuando se pague un precio financiero. Debido a la magnitud y duración de estos acuerdos no es posible redactar contratos inflexibles, , sin embargo las alianzas estratégicas exitosas tienen una alta probabilidad de fallar.

3- . ¿Por qué tiene más probabilidades de éxito las empresas conjuntas y las relaciones de subcontratación conjunta?

Ambas partes administran el proyecto de subcontratación, por lo cual hay un conocimiento más preciso de los costos y los beneficios, y una mayor transparencia porque ambos socios “poseen” el resultado. Por esta razón las alianzas de subcontratación conjunta tienen más probabilidades de éxito.

MIS EN ACCIÓN

1-     1.¿Cuáles son los beneficios que Capgemini promete entregar?

Capgemini promete: mejores, más rápidos y más sostenibles resultados. Básicamente sus beneficios se resumen en la descripción en symantec: " es una de las empresas líderes del mundo en consultoría, tecnología de la información y subcontratación. Presente en treinta y dos países, Capgemini ayuda a los clientes a lograr la innovación y la transformación para ser más competitivos"

2-    2. En el sitio Web de Capgemini, lea uno de los casos exitosos de la empresa en los que colaboró con otra empresa en el suministro de servicios de TI. Describa qué se está subcontratando e identifique el tipo de relación de subcontratación que utiliza (estrategia, de transacción o de subcontratación conjunta). ¿Considera que éste es el modelo correcto para el trabajo que se está realizando?

El caso exitoso se refiere a que el Ministerio de Finanzas de Eslovaquia aprovecha la experiencia de Capgemini para establecer la administración electrónica. Se utilizó el enfoque de Capgemini sobre la base de una estrecha cooperación y comunicación con todas las partes interesadas, lo que ha contribuido a la puesta en marcha de los proyectos municipale Government. El Ministerio contrató a Capgemini el desarrollo de una estrategia de administración electrónica y la definición de metodologías de programas de gestión de diferentes proyectos que abarcan la administración pública.

El equipo de Capgemini preparó un estudio de viabilidad, estableció un marco para proyectos de administración electrónica municipal. Posteriormente, el equipo desarrolló un análisis detallado de varios servicios municipales dirigidos a ciudadanos y empresas, y posteriormente se diseñó la arquitectura de referencia para todos los niveles del municipio. El tipo de subcontratación que se utiliza es el de relaciones de transacción, éste modelo es el correcto para el trabajo que se está realizando debido a que es una empresa pública y las características de la situación que se está subcontratando son acordes a este tipo de subcontratación.

3-    3.. Revise el artículo "In Depth: Customer Analyze Outsourcing Vendors and Strategies", de Paul McDougall, Information Week, 19 de Junio de 2006. ¿Cuáles son las motivaciones para recurrir a la subcontratación? ¿Se espera que la subcontratación crezca? ¿Por qué?

La subcontratación ofrece a las empresas la oportunidad de variar la capacidad. Con personal propio y de los sistemas de TI, las empresas están limitadas en lo que puede hacer para reducir los gastos cuando el negocio es lento. Cuando la contratación es externa, los recursos de TI se pueden cambiar arriba o hacia abajo según los ciclos económicos. Se espera que la subcontratación crezca para las empresas bien establecidas que ofrecen este servicio